Die Rechtsprechung zur Frage, was bezüglich der Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung zu beachten ist, ufert aus. Die folgende Übersicht beantwortet daher die häufigsten Fragen.
1. Wer kann die Eigentümerversammlung einberufen?
Die Grundregeln zur Einberufung einer Eigentümerversammlung enthält § 24 WEG. Die Versammlung kann vom Verwalter, vom Verwaltungsbeiratsvorsitzenden, eventuell von einzelnen Wohnungseigentümern oder von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer einberufen werden.
2. Was ist zu beachten, wenn der Verwalter sie einberuft?
Die ordentliche Eigentümerversammlung ist vom Verwalter mindestens einmal im Jahr einzuberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Außerordentliche Versammlungen werden meist ebenfalls vom Verwalter einberufen und zwar, wenn er anstehende Probleme nicht - auch nicht als Notverwaltungsmaßnahme i.S.d. § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG - lösen darf.
3. Gelten Besonderheiten, wenn der Verwaltungsbeiratsvorsitzende bzw. sein Stellvertreter einberufen?Fehlt ein Verwalter, kann die Versammlung auch, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter einberufen werden. Ein Verwalter fehlt, wenn er tatsächlich nicht bestellt wurde. Er fehlt auch, wenn er zwar bestellt, aber tatsächlich an der Einberufung verhindert ist (z.B. langandauernde Krankheit).
Auch wenn ein Verwalter sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen, ist der Verwaltungsbeiratsvorsitzende/dessen Stellvertreter zur Einberufung ermächtigt. Eine pflichtwidrige Nichteinberufung liegt vor, wenn einem Minderheitsverlangen nicht stattgegeben wird. Auch die faktische Verhinderung einer Versammlung durch mehrfaches Verlegen oder langfristiges Hinausschieben stellt eine pflichtwidrige Nichteinberufung dar. Die Einberufung einer Eigentümerversammlung während der Schulferien ist dagegen keine pflichtwidrige Weigerung des Verwalters.
4. Dürfen einzelne Eigentümer die Versammlung einberufen?
Einzelne Eigentümer sind weder berechtigt, noch verpflichtet, die Versammlung einzuberufen. Sie können jedoch vom WEG-Gericht dazu ermächtigt werden.
Die Eigentümerversammlung muss jedoch einberufen werden, wenn dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Eigentümer verlangt wird (Minderheitsverlangen). Die tatsächliche Einberufung erfolgt in derartigen Fällen durch den Verwalter. Die Minderheit hat nur das Initiativrecht.
5. Was ist mit Sonstigen?
Andere Personen als der Verwalter, der Verwaltungsbeiratsvorsitzende oder der Stellvertreter des Verwaltungsbeiratsvorsitzenden haben kein Einberufungsrecht, auch nicht Grundpfandgläubiger oder Mieter.
6. Welche Fristen gelten für die Einberufung?
Die Frist der Einberufung soll im Regelfall mindestens eine Woche betragen. Ausnahmen bestehen, wenn ein Fall besonderer Dringlichkeit" vorliegt. Dann darf die Einberufungsfrist verkürzt werden. Kürzere oder längere Fristen dürfen vereinbart werden.
Wird die Einberufungsfrist nicht eingehalten, sind in der Versammlung gefasste Beschlüsse nur nicht für ungültig zu erklären, wenn feststeht, dass sie ohne den Einberufungsmangel ebenso gefasst worden wären. Umgekehrt sind Beschlüsse jedenfalls für ungültig zu erklären, wenn feststeht, dass sie bei rechtzeitiger Einberufung so nicht zu Stande gekommen wären.
7. Wie häufig muss einberufen werden?
Es ist zwischen ordentlichen und außerordentlichen Versammlungen zu unterscheiden: Die ordentliche - regelmäßige - Eigentümerversammlung findet einmal jährlich statt. Sowohl kürzere als auch längere Zeiträume können vereinbart werden. Außerordentliche Versammlungen werden nach Bedarf einberufen. Was als Grund für eine außerordentliche Versammlung ausreicht, sollte - beispielhaft - in der Gemeinschaftsordnung geregelt werden.
8. Wo muss die Versammlung stattfinden?
Die Eigentümerversammlung sollte möglichst in der Wohnungseigentumsanlage selbst oder in unmittelbarer Nähe stattfinden. Es ist ein Gebot von Treu und Glauben, die Versammlung dort stattfinden zu lassen, wo ein redlich denkender Wohnungseigentümer sie billigerweise erwarten darf, nämlich im näheren Umkreis der Anlage.
Die Faustformel lautet, dass es den Eigentümern durch die Wahl des Versammlungsorts nicht ungebührlich erschwert werden darf, an der Versammlung teilzunehmen. Selbst eine Versammlung in einem Kellerraum kann zumutbar sein.
9. Was ist bei der Versammlungszeit zu beachten?
Die Versammlung ist für eine Zeit einzuberufen, die die Teilnahme nicht ungebührlich erschwert, also nicht zur Nachtzeit, am Vor- oder Nachmittag eines Werktags, möglichst auch nicht in der Hauptferienzeit. Sie muss zumutbar sein. Die beabsichtigte Einberufung während der Schulferien steht jedoch nicht einer pflichtwidrigen Weigerung des Verwalters zur Einberufung der Versammlung gleich.
10. Welche formellen Anforderungen sind zu beachten?
Die Einberufungsform regelt § 24 Abs. 4 S. 1 WEG. Regelmäßig erfolgt die Einberufung in Textform. Diese verlangt eine in lesbaren Schriftzeichen abgefasste Erklärung. Sie muss die Angabe der Urheberschaft und den Abschluss der Erklärung in geeigneter Weise erkennbar machen.
Eine eigenhändige Unterschrift des Einladenden ist nicht erforderlich. Es ist zulässig, die Einladung per Kopie, Fax oder Datenträger auszusprechen. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht erforderlich, es genügt, wenn die Einladung auf einem Monitor gelesen werden kann. Allerdings muss sichergestellt sein, dass der Empfänger die Möglichkeit zum Lesen des Dokuments hat. Das führt dazu, dass meist die herkömmliche Schriftform gewählt wird. Mangelnde Textform führt zur Anfechtbarkeit. Wer trotz fehlender Textform teilnimmt, verzichtet auf die Anfechtbarkeit, jedenfalls, wenn er den Fehler nicht ausdrücklich rügt.
Hinweis: Steht eine Wohnungseigentumseinheit mehreren Personen zu, sind alle zu laden. Daraus können - z.B. bei Erbengemeinschaften - Zustellungsprobleme resultieren. Es empfiehlt sich, die Pflicht zur Bestellung eines gemeinschaftlichen Zustellungsbevollmächtigten zu vereinbaren.
11. Welche Anforderungen sind beim Einberufungsinhalt zu beachten?
Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist es erforderlich, dass der Gegenstand des Beschlusses bei der Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung bezeichnet ist. Daraus ergeben sich die folgenden Minimalanforderungen: Bezeichnet sein müssen
- der Tagungsort,
- die Anfangszeit der Versammlung,
- die Tagesordnung und
- der Einladende.
Das Erfordernis der Bezeichnung des Beschlussgegenstands bedeutet, dass die Angaben mindestens so genau sein müssen, dass die Einberufenen vor Überraschungen geschützt sind und ihnen eine Vorbereitungsmöglichkeit gegeben ist. Der Wortlaut muss nicht nur klar, sondern allgemein verständlich sein. Die Anforderungen an die Formulierungen hängen wesentlich von der Bedeutung des Beschlussgegenstands ab. Je bedeutender der Gegenstand, desto strenger die Voraussetzungen.
12. Gibt es Sonderfälle beim Einberufungsinhalt?
Ja. Heißt es in der Einberufung, dass abgestimmt werden soll über die "Wahl eines Verwalters", ist auch ein Beschluss über die wesentlichen Bedingungen eines Verwaltervertrags zulässig. Dieser Tagesordnungspunkt (TOP) deckt auch die Abwahl des Verwalters.
13. Unter dem TOP "Erneuerung des Verwaltervertrags" ist auch eine Beschlussfassung über die Höhe der Verwaltervergütung zulässig.
Die Bezeichnung "außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags" deckt auch dessen wohnungseigentumsrechtliche Abberufung.
14. Der TOP "Klageerhebung gegen Baufirma" umfasst auch die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen gegen diese Firma.
15. Enthält die Einladung den TOP "Hausgeldabrechnung", müssen die Geladenen nicht mit einem Beschluss rechnen, der die Kostenverteilung bezüglich eines Aufzugs ändert.
16. Unter dem Tagesordnungspunkt "Verschiedenes" oder "Sonstiges" sollte nicht beschlossen werden über:
- Verwendung eines Tischtennisraums als Geräteraum,
- Abwahl des Verwalters,
- Gebrauchszeitregelungen der Waschmaschinen,
- Vorlauftemperatur der Heizung in den Sommermonaten,
- Errichtung einer Nottreppe,
- Anschaffung von zwei Leitern für ca. 400 EUR,
- Anschaffung eines Verlängerungskabels für den Rasenmäher für ca. 50 EUR,
- Vergabe von Gartenarbeiten
